Ufficio web

Il portale aziendale per automatizzare i processi che coinvolgono l'Ufficio del personale


Grazie ad Ufficio Web il dipendente può accedere direttamente alle informazioni collegate al proprio profilo: news aziendali, timbrature, cartellino presenze, busta paga, ferie e permessi residui, modello CU, prospetto TFR, ma anche trasferte, rimborsi spese, piani di reperibilità, corsi di formazione, visite mediche, mansioni e attività, rischi, dotazioni.

Punti di Forza

  • Riduce le operazioni manuali, snellisce i processi ed elimina il cartaceo
  • Decentra le attività di inserimento e di autorizzazione dei giustificativi
  • Permette di conoscere in tempo reale l’esatta disponibilità di impiego, ferie e permessi dei propri collaboratori da parte dei responsabili
  • Riduce i tempi di gestione consentendo all’ufficio del personale la supervisione e il monitoraggio di tutte le fasi operative ed il relativo avanzamento
  • Consente di applicare correttamente le policy aziendali e di recepire le variazioni normative a carattere sia nazionale sia aziendale
  • Integrato con l’App Hunext si conferma come strumento business utilizzabile da mobile per accedere alle informazioni del proprio profilo aziendale anche in modalità off line

I moduli di Ufficio Web

Modulo base

Costituisce l’infrastruttura della piattaforma: definisce i livelli autorizzativi e l’automatizzazione delle comunicazioni amministrative e contabili, aggrega e mostra ai responsabili le informazioni necessarie per la gestione HR.

Il modulo base include la bacheca elettronica con cui notificare ordini di servizio, avvisi e notizie aziendali: un solo passaggio per le comunicazioni one-to-many. Consente di pubblicare documenti organizzati secondo una categorizzazione aziendale come ad esempio: regolamenti aziendali, sicurezza, convenzioni, ecc.

Autorizzazione Assenze

Agevola e snellisce i processi legati alle richieste di assenza: il dipendente inserisce la richiesta di assenza, il periodo e la relativa causale. Il responsabile riceve una notifica e, se autorizza la richiesta, viene giustificata automaticamente la mancata timbratura.
Grazie a questo modulo inoltre, ogni responsabile è in grado di conoscere in tempo reale l’esatta disponibilità di ferie e permessi dei propri collaboratori.

Timbrature

Modulo che permette di consultare e stampare le proprie timbrature, anche dall’archivio storico dei mesi precedenti. Risulta perfettamente integrato con l’applicativo Presenze che consente di acquisire le timbrature effettuate anche mediante l’invio di un semplice SMS da parte del telefonino in dotazione al dipendente.

Trasferte e note spese

Attraverso un’interfaccia semplice e guidata, viene inserita la richiesta di autorizzazione, il rendiconto delle spese sostenute e la relativa causale.
Differenti livelli autorizzativi garantiscono il controllo delle richieste, la pianificazione delle trasferte ed i relativi costi. Le informazioni possono essere trasferite per la liquidazione delle spettanze in busta paga previa approvazione dell’azienda. È disponibile un’apposita reportistica utilizzabile a fini statistici o per quantificare i costi da addebitare al cliente.

Documenti

Per una completa automazione della consegna del prospetto paga e degli altri documenti correlati: l’utente può consultare e stampare il proprio cedolino LUL, il modello CU, il modello di richiesta delle detrazioni fiscali, il prospetto TFR, ecc.
I documenti rimangono archiviati per anno e mese e consultabili nel tempo. La pubblicazione dei documenti in formato PDF è definita dall’ufficio del personale il quale ha la possibilità anche di monitorare le operazioni effettuate dall’utente.

Straordinari

L’autorizzazione viene predisposta secondo regole specifiche aziendali atte al contenimento dei costi. L’applicativo Presenze acquisisce i dati di lavoro straordinario e genera una richiesta di autorizzazione in modo da ottenere dal dipendente e/o dal responsabile la giustificazione dello straordinario effettuato.
Un’apposita funzione permette di definire le ore di straordinario non autorizzato e/o di trasformarlo in ore da recuperare secondo modalità assegnate a ciascun dipendente.

Attività e fasi lavorative

Uno strumento strategico per migliorare l’efficienza e l’assegnazione degli obiettivi, il modulo permette di assegnare tempi e attività, registrare scostamenti tra tempi di lavoro ipotizzati e quelli reali ed indagare come ottimizzare le ore di lavoro.

Tramite questo modulo il responsabile assegna attività, giorni e tempi di esecuzione, il dipendente inserisce il tempo impiegato per concludere le attività assegnate e, in fase consuntiva, si possono vedere gli scostamenti e le attività più onerose in termini di tempo. L’integrazione con l’App Hunext si rivela un prezioso aiuto nel controllo di gestione delle attività e permette al personale di visualizzare il pianificato e rendicontare il lavoro svolto direttamente dal proprio dispositivo mobile.

Turni e reperibilità

Permette la programmazione razionale dei turni di lavoro: il modulo supporta l’azienda nel governare gli orari del personale e i carichi di lavoro associati ai turnisti e permette ai dipendenti di conoscere in anticipo i propri orari. Ottimo strumento per organizzare le risorse, verificare in tempo reale le coperture o approvare/respingere richieste di cambio assegnazione.

Prenotazioni Attrezzature

Modulo di gestione delle risorse condivise, il modulo semplifica la gestione di auto aziendali, sale riunioni e molto altro ancora. Grazie ad un calendario on line ogni collaboratore può verificare la disponibilità della risorsa e procedere alla prenotazione. Continua a leggere...

 

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