In cosa consiste la conservazione digitale a norma?

Perché valutare il passaggio da conservazione cartacea a conservazione digitale dei documenti?

Conservazione cartacea: quanto costa?

Affidarsi alla tradizionale conservazione cartacea dei documenti prevede diversi costi:

  • supporti di archiviazione (armadi, scaffali, cartelle, faldoni, etc.)
  • spazio occupato dai supporti
  • archiviazione (protocollo, foratura, etc.)
  • Tempo impiegato nella ricerca dei documenti
  • Svuotamento degli archivi
  • Distruzione dei documenti

Conservazione digitale a norma: cos’è?

Conservazione digitale a norma non è sinonimo di archiviazione digitale.

Un documento informatico conservato nel PC, infatti, non possiede lo stesso valore legale dei documenti cartacei.

Affinché i documenti digitali acquisiscano valore legale è necessario che siano firmati digitalmente e affiancati dalla marcatura temporale.

Da un lato la firma digitale consente di dare la paternità e rendere immodificabile un documento.

Dall’altro, la marcatura temporale, permette di datare in modo certo il file prodotto.

Come previsto dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), la conservazione digitale garantisce che i documenti informatici siano:

  • autentici
  • integri
  • affidabili
  • reperibili

Questo processo legale/informatico è regolamentato dalla legge italiana e le sue modalità operative sono stabilite dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Conformità alla norma e sicurezza nella conservazione del documento sono le caratteristiche che permettono alle aziende di contare su un servizio totalmente affidabile e conveniente.

I vantaggi della conservazione digitale

Di conseguenza I vantaggi di passare alla conservazione digitale sono:

  • Maggior efficienza gestionale
    La ricerca di file digitali è molto più facile e veloce rispetto alla ricerca in archivi cartacei, e il controllo dei processi documentali è preciso.
  • Riduzione dei costi, dello spazio utilizzato e dei tempi
    I costi sui processi operativi si riducono, mentre si azzerano gli spazi dedicati all’archiviazione dei documenti. Il personale quindi ha più tempo da dedicare ad altre attività.
  • Massima sicurezza dei file
    Grazie alla tecnologia, il canale di conservazione su cui transitano i documenti e i flussi di dati è totalmente sicuro.
  • Innovazione dei processi
    La conservazione digitale evita la produzione di documenti cartacei in qualsiasi fase del ciclo vitale di un documento. È possibile inoltre visualizzare i documenti conservati in qualsiasi momento e, su richiesta, creare duplicati conformi.

Efficienza gestionale abbinata a sostenibilità diventano quindi per le aziende una scelta irrinunciabile.

L’outsourcing di Hunext per la Conservazione Digitale del Libro Unico del Lavoro

Se vuoi fare una scelta rispettosa per l’ambiente e snellire i processi aziendali, Hunext può aiutarti.

Il servizio di conservazione digitale del LUL (Libro Unico del Lavoro) in outsourcing di Hunext consente al cliente di trasmettere il LUL direttamente dal software Paghe.

Con Hunext ricevi assistenza nella redazione del Manuale della Conservazione. Inoltre, ti affidi a un Sistema di Conservazione ad alta sicurezza, esterno dai sistemi informativi dell’azienda.

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