L’adozione di un sistema di geolocalizzazione di mezzi e strumenti è una soluzione per soddisfare esigenze organizzative e produttive e di tutela del patrimonio aziendale. Individuate e specificate le esigenze nel caso concreto delle singole aziende, queste devono procedere con le verifiche preliminari all’installazione del sistema e all’adempimento degli obblighi in quanto Titolari del trattamento dei dati.

Capiremo in questo articolo cos’è un “Sistema di Geolocalizzazione”, il suo funzionamento, le circostanze e modalità che ne consentono l’adozione nel rispetto della normativa Privacy.

Che cos’è un sistema di geolocalizzazione?

Con Sistema di geolocalizzazione di “Mezzi e Strumenti” ci si riferisce a un sistema che, attraverso localizzatori GPS (Global Positioning System) di tipo hardware e software permettono all’Organizzazione di conoscere la posizione di:

  • Un mezzo
    auto aziendale, mezzo di trasporto merci/persone, mezzi operativi, imbarcazioni, altri veicoli in genere) e/o di uno Strumento
  • Uno strumento
    smartphone, tablet, eventuali altri strumenti quali attrezzatura di lavoro in genere dotati di rilevatori GPS

A seconda delle dimensioni strutturali di ciascuna realtà e delle sue esigenze, il mercato offre diverse soluzioni personalizzabili.

Quali sono le funzionalità di un Sistema di Geolocalizzazione?

Rilevazione in tempo reale (real-time positioning) oppure in differita con un certo tempo di latenza tra il momento di rilevazione e la visualizzazione della posizione del mezzo/strumento da remoto.

Oltre a questa funzionalità di visualizzazione del mezzo/strumento su una mappa geografica, la geolocalizzazione prevede anche la connessione ad altri sistemi e quindi ulteriori funzioni:

  • Connessione con sistemi di registro accessi e raccolta di timbratura geolocalizzata mediante App su Smartphone, ai fini della rilevazione della presenza sul lavoro di dipendenti e collaboratori che abitualmente operano sul territorio, senza una sede prevalente di lavoro;
  • Connessione con sistema anti-furto di Mezzi aziendali, compresi eventuali furti di Strumenti e carburante;
  • Possibilità di raccogliere informazioni sul chilometraggio del mezzo, ai fini di una migliore e più accurata rendicontazione degli spostamenti, anche ai fini dell’erogazione di eventuali rimborsi spesa da parte del datore di lavoro in favore dei dipendenti;
  • Mappatura e miglior pianificazione degli interventi del Personale (attività di manutenzione, monitoraggio, sorveglianza, pronto intervento) sul territorio;
  • Invio tempestivo di soccorsi, al verificarsi di un incidente sul lavoro o di un sinistro stradale che ha coinvolto un proprio dipendente/collaboratore alla guida di un mezzo aziendale.

Sistema di geolocalizzazione sul lavoro: valutazioni e adempimenti

Per procedere con l’installazione di un Sistema di geolocalizzazione è necessario che le finalità siano riconducibili a:

  • Esigenze di sicurezza dei lavoratori e dei luoghi di lavoro.
    Per alcune lavorazioni, caratterizzate da rischi elevati per la salute e sicurezza del personale (ad esempio, attività pericolose, lavorazioni di sostanze nocive, attività svolte in luoghi isolati) il sistema di monitoraggio GPS può costituire strumento per l’invio tempestivo di soccorsi al lavoratore al verificarsi di un certo pericolo.
  • Esigenze organizzative e produttive.
    Ad esempio, l’impiego nelle lavorazioni di impianti e macchinari che necessitano di continuo monitoraggio, di frequenti interventi di manutenzione con carattere di urgenza o di controllo video del processo e della qualità del prodotto.
  • Esigenze di tutela del patrimonio aziendale.
    Ad esempio, il rischio di furti, accessi non autorizzati e intromissioni nei locali di proprietà, anche per la presenza di prodotti, componenti o beni immateriali di elevato valore intrinseco, la presenza di aree specifiche destinate esclusivamente a determinati soggetti qualificati, la necessità di contrasto ad atti vandalici e danneggiamenti da parte di malintenzionati.

Non rientrano in tali condizioni il monitoraggio continuativo degli spostamenti del Personale in forza durante l’orario di lavoro.

Qualora venga individuata una o più delle motivazioni sopra elencate, al fine di garantire la conformità del sistema a norma di Legge, è comunque necessaria la presenza di un accordo sottoscritto dal datore di lavoro con le Organizzazioni Sindacali o, in alternativa, l’autorizzazione all’installazione ed utilizzo da parte dell’Ispettorato del Lavoro.

Geolocalizzazione: Privacy e protezione dei dati personali

Poiché l’installazione e l’utilizzo di impianti e apparecchiature di localizzazione satellitare e altri strumenti di controllo del lavoratore interessa sia la normativa in materia di divieto di controllo a distanza dei lavoratori (rif. art. 4, Statuto dei Lavoratori – Legge n. 300/1970 e s.m.i.), sia la materia di privacy e protezione dei dati personali, in sintesi, sono di seguito presentati i principali adempimenti necessari.

Valutazioni a carico dell’azienda

L’Organizzazione/Azienda titolare del trattamento è tenuta a fare alcune valutazioni preliminari per assicurare che il Sistema di monitoraggio GPS non presenti particolari criticità o utilizzi illeciti nel suo funzionamento. Tra le valutazioni:

  • l’individuazione di fornitore del Sistema affidabile, che presenti adeguate garanzie;
  • la definizione di misure di sicurezza tecniche ed organizzative a protezione dei dati trattati (i dati di geolocalizzazione, ovvero le coordinate geografiche rilevate dal sistema stesso);
  • l’individuazione del personale interno preposto alla gestione del Sistema, autorizzato alla visualizzazione ed eventuale estrazione dei dati di localizzazione e delle informazioni trattate, con la consegna di specifiche istruzioni operative;
  • valutare la necessità di effettuare una Valutazione di impatto sul trattamento di dati personali (cd. DPIA – Data Protection Impact Assessment ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679).

Informazioni all’interessato e trasparenza


Il monitoraggio di Mezzi e Strumenti assegnati o comunque utilizzati da dipendenti e collaboratori dell’Organizzazione, rappresenta un trattamento di dati personali piuttosto invasivo, in quanto, specie gli smartphone rappresentano strumenti destinati “a seguire” l’utilizzatore nel corso dell’intera giornata. Nel caso di Strumenti in uso promiscuo (per finalità lavorative e per finalità personali), la distinzione tra le diverse attività può essere oggigiorno particolarmente difficoltosa e di non immediata scissione.

Anche per questi motivi, la materia della geolocalizzazione satellitare è da sempre all’attenzione de Il Garante – Garante Privacy. L’Autorità Garante, già nel Provvedimento di data 4 ottobre 2011, relativo ai Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro (Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro – 4… – Garante Privacy) specificava una serie di misure imposte e finalizzate a garantire un trattamento lecito, corretto e trasparente rispetto alle legittime aspettative degli interessati. Tra le principali, si segnalano:

  • l’installazione all’interno dei veicoli di vetrofanie (cd. modello semplificato) recanti la dizione “Veicoli sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo;
  • la redazione di specifica informativa sul trattamento di dati personali, che informi i soggetti interessati del potenziale monitoraggio GPS;
  • l’informazione del personale dipendente sulle modalità di funzionamento del Sistema di geolocalizzazione e di eventuale effettuazione di controlli, come prescritto ai sensi dell’art. 4, comma 3, Statuto dei lavoratori.

Le stesse misure sono state confermate in molteplici successivi Provvedimenti della stessa Autorità, anche in relazione al “Trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze” (Provvedimento di data 8 settembre 2016 – Verifica preliminare. Trattamento di dati personali dei dipendenti… – Garante Privacy).

La complessità della materia impone comunque ad Aziende ed Enti di affidarsi a consulenti di comprovata esperienza in grado di orientare e supportare l’Organizzazione fin dalle valutazioni preliminari.

Hunext Consulting, forte della competenza legale, organizzativa, tecnica e informatica dei propri professionisti e consulenti, si pone come partner strategico per Enti e Aziende che intendono valutare l’installazione di un Sistema di monitoraggio GPS di Mezzi e Strumenti aziendali compliance e funzionale alle specifiche esigenze dell’Organizzazione.

Sede legale e operativa: via A. Volta, 23 - 31030 Casier (TV)  0422 633.882  0422 633.881  commerciale@hunext.com 

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