Cos’è un Regolamento Aziendale?

Il Regolamento Aziendale è un documento interno all’azienda che orienta i comportamenti attesi e le attività aziendali. Verte su aspetti specifici dell’organizzazione aziendale, come ad esempio sicurezza sul lavoro, modalità di comunicazione di ritardi o assenze, politiche di welfare, utilizzo di strumenti assegnati e dei locali aziendali.

Non si tratta di un semplice insieme di regole stabilite dalla direzione, ma di un efficace strumento di comunicazione della mission e cultura aziendale.

Procedure e aspettative dell’azienda vengono esplicitate all’intero del Regolamento Aziendale per fornire una solida base di conoscenza comune e condivisa tra personale e management, anche per orientare l’attività quotidiana di collaboratori e partner.

Il Regolamento è uno strumento fondamentale sia nella fase di inserimento di nuove risorse all’interno dell’organizzazione aziendale (on-boarding), sia per il coinvolgimento delle risorse già in organico.

Gli obiettivi

Il Regolamento Aziendale è funzionale a:

  • far conoscere e trasmettere a dipendenti e collaboratori la cultura aziendale, attraverso procedure e prassi consolidate in relazione ad aspetti quotidiani ed operativi della vita aziendale;
  • permettere al management dell’Azienda di assicurare e garantire un maggiore rispetto delle aspettative aziendali, anche in termini di comportamenti, relazioni e obiettivi condivisi.

I vantaggi

Ecco i vantaggi apportati da un Regolamento Aziendale:

  1. Descrizione della Mission, Vision e valori aziendali
    Orientare tutti i collaboratori verso comportamenti quotidiani condivisi e verso uno scopo comune favorisce il miglior raggiungimento degli obiettivi prefissati dal singolo, dal team di lavoro e dall’intera organizzazione.
  2. Comunicazione delle politiche e aspettative aziendali
    Delineare politiche aziendali e dare indicazioni chiare ai collaboratori su quali siano le aspettative aziendali è un passaggio essenziale per stabilire quali siano i parametri di successo.
  3. Garanzia dell’applicazione coerente delle politiche aziendali
    Il Regolamento Aziendale rappresenta il punto di incontro tra collaboratori e Azienda,.
    È così più semplice allineare i diversi reparti, Uffici e Settori verso un’obiettivo comune e condiviso.
  4. Definizione delle aspettative di comportamento e delle attività di lavoro
    Comunicare in modo chiaro come ciascuno può dare il proprio contributo all’azienda, creando una base di conoscenza condivisa con tutto il team aiuta a motivare e coinvolgere il personale.
  5. Valorizzazione delle aspettative dei dipendenti
    La garanzia di un ambiente di lavoro positivo, orientato al miglioramento e coinvolgimento continuo è una delle priorità valutate dai candidati alla ricerca di un impiego. Dimostrare di comprendere le esigenze dei propri collaboratori durante il percorso di crescita professionale favorisce la costruzione di un rapporto basato sulla fiducia e sul rispetto reciproco.
  6. Minimizzazione dei rischi
    La presenza di un Regolamento aziendale riduce in modo significativo i rischi per l’azienda, a fronte di eventuali danni, violazioni, comportamenti contrari alle attese aziendali (costi di gestione, azioni legali, sanzioni, reclami).
  7. Riduzione dei conflitti
    Condividere le politiche aziendali e metterle in atto con azioni concrete e quotidiane favorisce la diminuzione delle incomprensioni e, conseguentemente, dei conflitti.
  8. Migliorare la gestione delle emergenze
    Un Regolamento aziendale permette una migliore gestione degli eventi e dei periodi emergenziali. Quando azienda e collaboratori sono già orientati in modo sinergico verso un obiettivo comune, risulta più facile la gestione di eventi non prevedibili che possono colpire l’organizzazione aziendale e le sue attività.

Esiste un Regolamento Aziendale valido per tutti?


Il Regolamento Aziendale non costituisce specifico adempimento od obbligo di legge, ma ne agevola molteplici, organizzando e indirizzando i comportamenti del personale ai principi di legalità, correttezza e rispetto reciproco. Tutti elementi utili a rafforzare l’immagine e la percezione dell’azienda all’esterno, a partner, fornitori, clienti e a tutti i potenziali portatori di interesse (stakeholder).

Ogni Azienda è unica, pertanto il Regolamento Aziendale non può essere universale e generico, ma deve essere pensato e redatto appositamente per la realtà specifica che andrà a regolamentare. Inoltre, il Regolamento dovrà essere aggiornato periodicamente in base alle specifiche esigenze che possono variare nel tempo (es., nuovi strumenti utilizzati nelle lavorazioni, nuova organizzazione delle attività e delle risorse).

Si pensi, ad esempio, alla difficoltà di organizzare e coordinare le ordinarie attività di dipendenti e collaboratori nella prima fase emergenziale della pandemia Covid-19, oppure alle prime difficoltà operative nella più opportuna gestione e organizzazione della modalità di lavoro agile (Smart-working).

Uno studio attento dell’azienda, delle dinamiche interne e del settore in cui opera renderà più efficace e accurata la stesura puntuale delle procedure.

Quale il grado di specificità?

Studiare attentamente il contesto interno non significa che il Regolamento Aziendale debba regolare ogni minimo dettaglio della vita aziendale, ma solo quelli ritenuti rilevanti e utili per l’attività e da tenere a mente per i collaboratori. Inoltre, pianificare, strutturare e organizzare con il supporto di consulenti e professionisti di consolidata esperienza il Regolamento Aziendale ne permetterà un’opportuna redazione rendendo più facile la consultazione in caso di necessità.

Quali i punti di maggiore interesse in un Regolamento Aziendale?


Di seguito sono elencati gli aspetti che possono essere disciplinati all’interno di un Regolamento Aziendale. Come già anticipato però, la singola realtà va analizzata e sulla base delle sue specificità è necessario mettere in luce gli aspetti più rilevanti e necessari alla singola organizzazione.

  1. Regole di comportamento
    Il Regolamento aziendale disciplina i comportamenti che i lavoratori devono tenere in azienda, regolamentando le norme di ingresso ed uscita (eventuale flessibilità di orario, modalità di timbratura, …), il cambio degli indumenti, la reperibilità, le comunicazioni di ritardi, assenze, richieste di autorizzazione di permessi e ferie, etc.
  2. Politica di utilizzo degli strumenti assegnati
    L’utilizzo sempre crescente di strumenti e tecnologie nei processi e nelle quotidiane attività di lavoro rende tale tematica decisiva per definire le corrette modalità di utilizzo degli strumenti aziendali assegnati, quali PC, tablet, smartphone e simili. Inoltre, nel corso del 2020, si è reso necessario includere una specifica sezione a disciplina dello Smart Working, indicando strumenti e modalità per lavorare in sicurezza, da remoto e da ambienti diversi dal proprio ufficio.
  3. Utilizzo di auto aziendali
    Qualora l’azienda metta a disposizione dei veicoli è necessario disciplinarne le modalità di utilizzo, la gestione dei costi ad essi collegati (carburante, pedaggi, …) e le responsabilità dei collaboratori nell’usufruire del mezzo.
  4. Politica di retribuzione e benefit
    Questo punto è utile per ricordare ai collaboratori tutti i vantaggi a cui hanno accesso. Sono descritti i benefit che a vario titolo l’azienda riconosce (“buoni pasto” / cd. ticket resturant, carta carburante, flessibilità oraria in entrata/in uscita, eventuali strumenti e auto assegnate in uso promiscuo, aziendale e personale, incentivi e supporto in attività sociali, culturali, …)  
  5. Politica di assunzione e recesso del contratto
    L’azienda può meglio specificare le previsioni normative e contrattuali, in particolare, nelle fasi e nelle prassi operative di inserimento e di uscita dall’organizzazione del personale e dei collaboratori, che possono incidere, a vario titolo, nell’organizzazione e nella continuità delle attività aziendali.

Una volta completata la stesura del documento, lo stesso deve essere oggetto di promozione e condivisione con il personale, ad esempio, tramite affissione o messa a disposizione nel Portale aziendale. È importante non solo condividerne i contenuti, ma incentivarne la consultazione periodica.

I punti affrontati sono solo alcuni dei temi che solitamente sono trattati nel Regolamento Aziendale e, sono da intendersi come punto di partenza per la redazione di un documento la cui presenza è sempre più funzionale al successo di un’organizzazione.

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